So finden Sie die beste IFRS 16 Software

Die Bilanzierung von Leasingverhältnissen nach IFRS 16 ist seit Januar 2019 für kapitalmarktorientierte Unternehmen verpflichtend und hat seitdem für eine weitreichende Umstellung der Leasingbuchhaltung gesorgt. 

Doch egal ob kleines Unternehmen, Mittelständler oder internationaler Konzern – auch heute stehen noch viele Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Leasingprozesse effizienter und regelkonform abzubilden. Sei es, weil bisher auf manuelle Prozesse oder Excel-Tabellen gesetzt wurde oder weil die genutzte IFRS 16 Software den heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht wird.

Als Experten im Bereich Lease Accounting und Finanzsoftware wissen wir, worauf es bei der Auswahl einer geeigneten IFRS 16 Software ankommt. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen praxisnah, welche Kriterien entscheidend sind, damit Sie eine Leasingbilanzierung Software finden, die Ihr Unternehmen optimal unterstützt – von der funktionalen Abdeckung über Benutzerfreundlichkeit bis hin zu Compliance und Integration.

Warum ist die Wahl der richtigen IFRS 16 Software so wichtig?

Die Wahl der richtigen IFRS 16 Software ist von zentraler Bedeutung, um den komplexen und detaillierten Anforderungen der Leasingbilanzierung gerecht zu werden. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, nahezu alle Leasingverträge sowohl im Bilanzvermögen als auch in den Verbindlichkeiten, sowie der Gewinn- und Verlustrechnung korrekt abzubilden. Dabei reicht es nicht aus, die regulatorischen Vorgaben einfach zu erfüllen – es gilt auch, die Vielfalt unterschiedlicher Leasingarten und Vertragsbedingungen flexibel und präzise abzubilden.

Zudem ist die Automatisierung der Prozesse entscheidend, denn manuelle Verfahren sind oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Eine leistungsfähige Lease Accounting Software unterstützt daher nicht nur bei der effizienten Verarbeitung und Berechnung der Leasingdaten, sondern sorgt auch für eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der IFRS 16 Ergebnisse. Dies ist besonders wichtig für das Reporting, das sowohl den internen Anforderungen als auch den Erwartungen externer Prüfer und Stakeholder gerecht werden muss.

Nur mit einer Software, die diese Anforderungen umfassend erfüllt, lässt sich die Leasingbilanzierung zuverlässig, effizient und regelkonform gestalten.

Was macht die beste IFRS 16 Software aus?

Die Auswahl der passenden IFRS 16 Software sollte weit mehr als nur den Funktionsumfang berücksichtigen. Entscheidend für den langfristigen Erfolg ist auch, wie

• intuitiv und benutzerfreundlich die Lease Accounting Software ist,
• wie gut sie sich in bestehende IT-Systeme integrieren lässt und
• welchen Support der Anbieter bietet.

Ebenso wichtig sind eine transparente Kostenstruktur und die Flexibilität, mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen. Nur wenn diese Faktoren zusammenspielen, kann die Software den komplexen Anforderungen der Leasingbilanzierung gerecht werden und nachhaltig überzeugen.

1. Funktionale Abdeckung der IFRS 16 Anforderungen

Die Software muss sämtliche Vorgaben des IFRS 16 Standards vollständig und präzise umsetzen, um eine rechtssichere Leasingbilanzierung zu gewährleisten. Ebenfalls sollte die Software sich an die konkreten Anforderungen des Unternehmens anpassen und folgende Details sollten bereits im Voraus geklärt werden:

• Automatische Vertragsbewertung: Kann die Software Leasingverträge gemäß IFRS 16 automatisch berechnen (z. B. die initiale Erfassung der Nutzungsrechte und Leasingverbindlichkeiten zum Barwert aller Leasingzahlungen und Folgebuchungen wie den Abschreibungen, Tilgungen und dem Zinsaufwand)?
• Abbildung vielfältiger Vertragstypen: Erfasst die IFRS 16 Software neben klassischen Leasingnehmer-Verträgen auch Leasinggeber-Verträge, Sublease-Vereinbarungen, unternehmensinterne Leasingverhältnisse sowie Sales & Leaseback-Geschäfte vollständig und regelkonform?
• Multi-GAAP-Fähigkeit: Falls im Unternehmen benötigt, kann die Software mehrere Bilanzierungsstandards (z. B. IFRS, US-GAAP, lokale GAAPs) parallel abbilden, um eine konsolidierte Berichterstattung und Rechtssicherheit in verschiedenen Jurisdiktionen zu gewährleisten?
• Berichtswesen und Anhanhangaben: Bietet die Lösung Reporting-Funktionen, die alle relevanten IFRS 16 Offenlegungspflichten abdecken?
• Vertragsänderungen & Neubewertungen: Werden Vertragsänderungen und Neubewertungen automatisch berücksichtigt und dokumentiert?
• Forecasting und Planung: Unterstützt die Lease Accounting Software die Planung zukünftiger Leasingverpflichtungen und die Budgetierung zukünftiger IFRS 16 Effekte?
• Bilanzierung in unterschiedlichen Währungen: Bietet die Software die Möglichkeit, unterschiedliche Währungen zu verwenden und wie rechnet die Software Währungsraten um? 

2. Benutzerfreundlichkeit & Usability

Eine gute Usability sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter die IFRS 16 Software effizient nutzen können – unabhängig von ihrem fachlichen Hintergrund. Eine intuitive Bedienung spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Akzeptanz im Unternehmen. Gleichzeitig sollte die Software auch den Ansprüchen erfahrener Accounting-Profis gerecht werden und deren gewohnte Arbeitsweisen digital abbilden.

• Intuitive Bedienoberfläche: Ist die Software auch für Mitarbeiter ohne tiefes Leasing- oder Bilanzierungswissen verständlich?
• Transparente Prozessschritte: Ist der gesamte Leasingprozess von der Vertragseingabe, über den Export von Buchungsmappen bis hin zu Zahlungsabgleichen und Leasingberichten klar definiert?
• Mobiler Zugriff: Bietet die Software jederzeitigen Zugriff über den Browser und ermöglicht weltweites, gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Nutzer?
• Professionelle Darstellung für Accounting-Experten: Unterstützt die Lösung digitale Abbildungen vertrauter Buchhaltungselemente, wie etwa T-Konten oder bilanzielle Zwischenschritte, sodass erfahrene Fachkräfte schnell und präzise arbeiten können?

3. Skalierbarkeit & Nutzung

Moderne IFRS 16 Softwarelösungen wie Envoria ermöglichen eine zügige und effiziente Implementierung bereits innerhalb von 2 bis 6 Wochen. Je nach Unternehmensgröße und Anzahl der Nutzer sollte die Software zudem skalierbar sein. Nur so lassen sich auch wachsende Anforderungen ohne Systemwechsel bewältigen.

• Schnelle Implementierung: Wie schnell kann die Software im Unternehmen implementiert werden, auch bei umfangreichen Vertragsbeständen von mehreren hundert Leasingverträgen?
• Flexibilität in der Nutzeranzahl: Kann die Software mit Ihrer Unternehmensgröße wachsen – von wenigen Nutzern bis zu mehreren hundert?
• Mehrmandantenfähigkeit: Unterstützt die Software mehrere Gesellschaften, Tochterunternehmen oder Konzernstrukturen?
• Abrechnung von Leasingobjekten: Erfolgt die Abrechnung ausschließlich auf Basis aktiver Leasingobjekte?
• Bei Umstellung von bestehender Software/Excel-Lösungen: Gibt es einen übersichtlichen, klar definierten Umstellungsprozess, wenn bereits nach IFRS bilanziert wird?

4. Integration & Schnittstellen

Eine moderne IFRS 16 Software muss sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen. Schnittstellen und Automatisierungen reduzieren manuelle Eingaben und sichern Datenqualität.

• ERP-Integration: Lässt sich die IFRS 16 Software mit bestehenden ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics oder anderen verbinden?
• Datenschnittstellen: Können Daten importiert und exportiert werden (z. B. Excel, CSV, API)?
• Automatisierter Datenaustausch: Gibt es Funktionen für den automatischen Austausch von Vertragsdaten oder Zahlungsplänen?

5. Support & Updates

Auch wenn es derzeit nur wenige regulatorische Neuerungen im Bereich IFRS 16 gibt, ergeben sich in der Praxis häufig Fragen und Herausforderungen bei der Umsetzung. Ein zuverlässiger Support und regelmäßige Software-Updates sind daher entscheidend für die Compliance und einen reibungslosen Betrieb.

• Regelmäßige Updates: Wird die Software regelmäßig mit neuen Funktionen versehen und bei neuen regulatorischen IFRS 16 Anforderungen angepasst?
• Kundensupport: Gibt es einen schnellen, kompetenten Support, der bei Fragen oder Problemen hilft?
• Schulungen und Dokumentationen: Werden Schulungen, Webinare oder umfangreiche Dokumentationen angeboten?
• Fachliche Beratung: Steht ein Expertenteam zur Verfügung, das bei komplexen Fragestellungen fachlich unterstützt und bei Bedarf auch projektbegleitend tätig wird?

6. Sicherheit & Compliance

Die Sicherheit sensibler Finanz- und Vertragsdaten hat oberste Priorität. Die Software sollte strenge Sicherheitsstandards erfüllen und eine vollständige Nachvollziehbarkeit der Datenänderungen bieten.

• Datensicherheit: Erfüllt die Software hohe Sicherheitsstandards (z. B. DSGVO, ISO-Zertifizierungen)?
• Audit-Trail: Werden alle Änderungen im Rahmen der Datenbearbeitung nachvollziehbar protokolliert?
• Zugriffsrechte: Können Nutzerrollen und Nutzerrechte granular gesteuert werden?

7. Kosten & Lizenzmodelle

Transparente und faire Kostenstrukturen erleichtern die Budgetplanung und helfen, eine wirtschaftlich sinnvolle IFRS 16 Software auszuwählen. Auch die langfristige Perspektive sollte berücksichtigt werden.

• Transparente Kostenstruktur: Wie gestaltet sich die Preisgestaltung? Gibt es feste oder nutzungsabhängige Lizenzmodelle?
• Zusätzliche Kosten: Fallen Kosten für Updates, Support oder Schulungen an?
• Investitionsschutz: Wie langfristig ist die Software einsetzbar?

Tipps zur Auswahl einer passenden IFRS 16 Software

Bei der Wahl der richtigen IFRS 16 Software sollten Sie neben den rein funktionalen Aspekten auch strategische und praktische Faktoren berücksichtigen. Nutzen Sie die folgenden 5 Tipps, um den für Ihr Unternehmen besten Anbieter zu finden und eine fundierte Entscheidung für eine langfristige, nachhaltige Investition zu tätigen.

• Bedarfsanalyse durchführen: Klären Sie intern, welche Anforderungen besonders wichtig sind (z. B. ERP-Anbindung, Nutzerfreundlichkeit, Reporting).
• Kosten-Nutzen-Abwägung: Vergleichen Sie nicht nur Preise, sondern vor allem den Nutzen und die langfristigen Einsparungen.
• Testphase & Demo nutzen: Bestehen Sie auf eine Testphase, um die Software in der Praxis zu erleben.
• Zukunftsfähigkeit prüfen: Achten Sie darauf, dass der Anbieter Updates für zukünftige gesetzliche Anforderungen plant.

IFRS 16 Software erfolgreich auswählen und nachhaltig einsetzen 

Die Auswahl der besten IFRS 16 Software ist ein zentraler Erfolgsfaktor für eine revisionssichere, effiziente und zukunftsfähige Leasingbilanzierung. Wer die Anforderungen klar definiert, Anbieter strukturiert vergleicht und dabei sowohl regulatorische Vorgaben als auch praktische Faktoren wie Usability, Integration und Support berücksichtigt, schafft die Basis für eine langfristig funktionierende Lösung.

Ob Sie bislang mit Excel arbeiten, Ihre Prozesse modernisieren oder eine bestehende Software ablösen möchten – der Markt bietet viele Möglichkeiten, aber nicht jede Lösung passt zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Besonders wichtig ist es, eine Software zu wählen, die nicht nur aktuelle Standards wie IFRS 16 vollständig abbildet, sondern auch mit zukünftigen Entwicklungen Schritt halten kann.