VSME: Praxisleitfaden für die Berichterstattung inkl. Checkliste aller VSME Datenpunkte

VSME als Leitfaden für freiwillige ESG-Berichterstattung

Von Unternehmen wird zunehmend erwartet, Nachhaltigkeitsinformationen transparent zu berichten, selbst wenn formal keine Berichtspflicht besteht. Große Kunden und Partnerunternehmen verlangen Einsicht in ESG-Daten als Voraussetzung für Geschäftsbeziehungen, während Banken und Investoren sie zunehmend als Grundlage für Kreditentscheidungen und Konditionen heranziehen. Gleichzeitig werden ESG-Daten auch intern immer wichtiger, denn sie unterstützen das strategische Management, fördern wettbewerbsfähiges Wachstum und stärken die Resilienz.

Der Voluntary Sustainability Reporting Standard for Non-Listed Micro-, Small- and Medium-Sized Enterprises (VSME) setzt genau hier an: Er bietet kleinen und mittleren Unternehmen einen systematischen Rahmen, um ESG-Daten erstmals zu erfassen oder bestehende Berichte zu strukturieren, und unterstützt sie so gezielt bei der freiwilligen Nachhaltigkeitsberichterstattung, ohne hohen administrativen Aufwand zu verursachen.

Mithilfe des VSMEs können Unternehmen relevante Datenpunkte klar identifizieren, Prozesse zur Datenerhebung organisieren und ESG-Daten sowohl für externe Stakeholder als auch für interne Entscheidungsprozesse verwertbar aufbereiten.

Erfahren Sie, wie Sie den VSME-Standard in der Praxis umsetzen – inklusive hilfreicher Checkliste für eine strukturierte Datenerhebung. 

Vom Entschluss zur Umsetzung: So starten Unternehmen den VSME-Prozess

Hat ein Unternehmen beschlossen, den VSME-Standard anzuwenden, beginnt der Prozess mit einer systematischen Herangehensweise, die Schritt für Schritt sicherstellt, dass alle relevanten ESG-Daten erfasst und sinnvoll aufbereitet werden.

Schritt 1 – Scoping

Bevor Sie als Unternehmen mit der Erhebung einzelner VSME-Datenpunkte starten, müssen grundlegende Entscheidungen getroffen werden. Diese bestimmen Umfang, Komplexität und Aufwand des gesamten Reportings.
 

1.1 – Zielsetzung und Zweck des Nachhaltigkeitsberichts

Definieren Sie den Zweck des Berichts wie z.B. interne Steuerung, Benchmarking, Vorbereitung auf Regulatorik oder Stakeholder-Kommunikation. Berücksichtigen Sie dabei strategische und externe Einflussfaktoren wie Anforderungen von Kunden, Banken oder Unternehmen entlang der Wertschöpfungskette.
 

1.2 – Modulwahl: Basismodul vs. Basismodul + Zusatzmodul

Wählen Sie auf Basis Ihrer strategischen Ambition und Datenverfügbarkeit das/die passende(n) Modul(e):  

• Basismodul: Einstieg ins ESG-Reporting mit Fokus auf wesentliche Kennzahlen; pragmatisch und gut für Unternehmen mit begrenzten Ressourcen
• Basismodul + Zusatzmodul: Für Unternehmen mit fortgeschrittener ESG-Steuerung oder externen Berichtspflichten (z. B. gegenüber Kunden, Banken oder Investoren); höhere Datentiefe und interne Abstimmung erforderlich, dafür umfassende strategische Darstellung.
   

1.3 – „Falls-zutreffend“-Grundsatz und freiwillige Angaben

Der VSME-Standard unterscheidet zwischen klaren Pflichtangaben, anwendungsbezogenen Angaben („Falls-zutreffend“) und freiwilligen Angaben. Diese Unterscheidung ist zentral für das Scoping, da sie bestimmt, welche Datenpunkte tatsächlich berichtet werden müssen. Prüfen Sie, welche anwendungsbezogenen Datenpunkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, und entscheiden Sie, in welchem Umfang Sie freiwillige Angaben machen möchten.

Schritt 2 – Reporting-Rahmen festlegen

Definieren Sie die organisatorischen und strukturellen Grundlagen für den Reporting-Prozess.
 

2.1 – Umfang des Berichts

Legen Sie fest, ob Sie auf Einzelebene (Unternehmen) oder konsolidiert (inkl. Tochtergesellschaften) berichten. Konsolidiertes Reporting empfiehlt sich nur, wenn Sie Datenstrukturen zentral steuern und prüfen können.

• Einzelebene = aggregierte Gesamtwerte im Bericht
• Konsolidiert = interne Datensammlung und Prüfung je Einheit, Bericht zeigt aggregierte Werte
   

2.2 – Bestimmung des Berichtszeitraums

Bestimmen Sie den Berichtszeitraum, idealerweise in Abstimmung mit Finanz- oder Geschäftsberichtszyklen, um Vergleichbarkeit sicherzustellen. Berücksichtigen Sie ggf. externe Benchmarks oder Vorgaben.
 

2.3 – Ressourcen und Verantwortlichkeiten

Bestimmen Sie eine zentrale Steuerungsverantwortung und definieren Sie Rollen in den einzelnen Fachbereichen und Tochtergesellschaften (wer liefert Daten aus Fachbereichen wie z. B. HR, Finanzen, Umwelt oder Compliance). Eine klare Struktur verhindert Doppelarbeit, stellt sicher, dass alle relevanten Daten abgedeckt sind, und erleichtert die Nachverfolgung offener Punkte.

Schritt 3: Datenstruktur und Quellen erfassen

Identifizieren Sie vorhandene Datenquellen, Formate und Verfügbarkeiten:

• Typische Quellen: Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Umweltmanagement, Lieferantenportale, Compliance-Systeme, Tochterunternehmen
• Formatprüfung: In welchem Format liegen die Daten vor? Welche Einheiten oder Metriken werden verwendet (z. B. CO₂ in tCO₂e, Umsatz in Mio. €)

• Verfügbarkeit: Welche Daten liegen bereits vor, wo bestehen Lücken?

   

Schritt 4: Datenerhebung und Qualitätssicherung

Erheben Sie die Daten gemäß den definierten Verantwortlichkeiten und prüfen Sie die Qualität der bestehenden Informationsbasis.

• Qualität: Prüfen Sie Plausibilität, Vollständigkeit und Konsistenz.
• Datenlücken: Dokumentieren Sie fehlende Angaben und definieren Sie, ob sie durch Schätzungen, Näherungswerte oder Prozesse zur Datenerhebung geschlossen werden können. Dieser Schritt ist entscheidend für die Glaubwürdigkeit und Nachvollziehbarkeit Ihres Berichts.

Schritt 5: Reporting vorbereiten und finalisieren

Im letzten Schritt werden die erhobenen Daten gemäß den Vorgaben des VSME-Standards aufbereitet.

Typische Herausforderungen im VSME-Prozess und wie man sie löst

Der VSME Reportingprozess bringt operative und organisatorische Hürden mit sich. Drei Hindernisse treten in der Praxis besonders häufig auf, lassen sich jedoch mit klaren Strukturen und pragmatischen Ansätzen gezielt adressieren.

Fehlende Daten oder unzureichende Datentiefe

Viele Unternehmen verfügen zwar über grundlegende ESG-Daten, jedoch nicht in der für den VSME erforderlichen Struktur, Systematik oder Detailtiefe. Häufig liegen Kennzahlen zwar aggregiert vor, sind jedoch nicht strukturiert oder nach den geforderten Kategorien aufgeschlüsselt (z. B. Gesamtenergieverbrauch nach Energieträger). Auch uneinheitliche Datenformate aus verschiedenen Abteilungen erschweren die Datenerhebung und Vergleichbarkeit.

• Priorisieren statt perfektionieren: Beginnen Sie mit verfügbaren, belastbaren Daten und kennzeichnen Sie transparent, wo noch Detailtiefe oder Vollständigkeit fehlt.
• Datenstrukturen standardisieren: Legen Sie frühzeitig einheitliche Formate fest und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Systemgrenzen für Dateneingaben.
• Software nutzen: Automatisieren Sie die Datenerfassung (z. B. aus Energiemanagementsystemen oder HR-Tools) für langfristige Konsistenz und reduzierten manuellen Aufwand.

Umgang mit fehlenden Pflichtdaten

Lücken dokumentieren: Kennzeichnen Sie fehlende Daten explizit im Bericht und erläutern Sie, warum die Daten nicht verfügbar sind (z. B. fehlende Messungen, Neubewertung von Lieferantendaten etc.)

• Plausible Ersatzwerte verwenden: Verwenden Sie, wenn möglich, Schätzungen oder Näherungswerte, z. B. auf Basis historischer Werte oder standardisierter Umrechnungsfaktoren. Jede Schätzung muss klar als solche gekennzeichnet und nachvollziehbar dokumentiert werden. Wichtig: Die Schätzung ersetzt nicht die langfristige Datenerhebung, sondern ist ein Übergangsmechanismus.
• Lücken systematisch schließen: Definieren Sie konkrete Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen, um die fehlenden Daten künftig vollständig zu erfassen (z. B. neues Messsystem, erweiterte Datenabfragen etc.).

Unklarheit bei Verantwortlichkeiten

In vielen Unternehmen sind ESG-Daten über verschiedene Abteilungen hinweg verteilt. Fehlen klare Zuständigkeiten und Rollen, entstehen Datenlücken, Doppelarbeit und widersprüchliche Angaben – ein Risiko für die Datenqualität und Glaubwürdigkeit des VSME-Berichts.

Praktische Ansätze:

• Verantwortlichkeiten explizit zuweisen: Jeder VSME-Datenpunkt wird einem Fachbereich oder einer Person zugeordnet.
• Zentrale Koordination: Eine zentrale Instanz (z. B. ESG-Manager) steuert Schnittstellen und trägt die Gesamtverantwortung.
• Digitale Unterstützung: Tools wie die VSME-Software von Envoria erleichtern den Reporting-Prozess erheblich, indem sie Rollen, Rechte und Zugriffe transparent zuordnen. 

Unsicherheit bei qualitativen Angaben

Neben quantitativen Kennzahlen verlangt der VSME auch qualitative Angaben, die in narrativer Form dokumentiert werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, Wesentliches aussagekräftig, konsistent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Praktische Ansätze für qualitative Angaben:

• Fokus auf Relevanz: Beschreiben Sie nur Inhalte, die wesentliche Auswirkungen auf Ihr Geschäftsmodell, Ihre ESG-Strategie oder Ihre Wertschöpfung haben.
• Strukturierte Leitfragen: Gliedern Sie Narrative nach Zielsetzung, Maßnahmen, Fortschritt, Herausforderungen und Ausblick.
• Verknüpfung mit Daten: Unterlegen Sie narrative Angaben mit Kennzahlen oder Prozessnachweisen.
• Unterstützung durch Software: Tools wie Envoria ermöglichen die zentrale Erfassung, strukturierte Aufbereitung und direkte Verknüpfung von Narrativen und Kennzahlen.

Vom Reporting zum strategischen Steuerungsinstrument

Die Implementierung des VSME-Standards schafft Klarheit über Prozesse, Verantwortlichkeiten und Datenflüsse und ermöglicht so eine systematische Erhebung von ESG-Daten. Diese strukturierten Informationen sind direkt für interne Entscheidungen nutzbar – etwa zur Steuerung von Maßnahmen, Ressourcenplanung, Strategieentwicklung oder Risikomanagement. Gleichzeitig verschafft das VSME-Reporting Unternehmen regulatorische “Readiness”. Denn wer heute strukturiert nach VSME berichtet, legt die Grundlage, künftige Anforderungen wie die CSRD schneller, effizienter und mit geringerem Aufwand umzusetzen.

Neben praktischen Guides und Checklisten, die den Einstieg in die VSME-Berichterstattung erleichtern, lohnt es sich für Unternehmen, langfristig auf eine spezialisierte Software zu setzen. ESG-Daten stammen typischerweise aus zahlreichen, verteilten Unternehmensbereichen, liegen in unterschiedlichen Formaten vor und müssen regelmäßig aktualisiert werden. Manuelles Erfassen und Konsolidieren führt dabei fast zwangsläufig zu Fehlern, Inkonsistenzen und eingeschränkter Nachvollziehbarkeit.